Yksi toiminnallisuus johon SharePointissa törmään usein asiakkaitteni kanssa on miten siihen voisi tehdä lomakkeita – ihan kuin netissä – joiden tiedot lähetetään esimerkiksi sitten sähköpostiin tai SharePoint listaan.

Kun puhutaan SharePointista kyseessä on yleensä yrityksen sisäiset lomakkeet intranetissä, joita henkilökunnan olisi helppo käyttää eri tilanteissa. Esimerkiksi projekteissa voidaan kerätä tietoa erilaisten lomakkeiden avulla. Kulukorvauslomakkeet, loma-anomukset ym. ovat joitain suosittuja lomakkeita, joita halutaan käyttää tarjota.

Lomakkeet SharePointissa perustuvat yleensä johonkin listaan, mutta kun tietoa syötetään siitä halutaan tehdä enemmän “online-lomakemainen” kokemus käyttäjälle, jonka ei tarvitse miettiä mihin listaan missäkin sivustossa menee ja sitten täyttää sharepointmaisesti uuden tiedon asianomaiseen SharePoint listaan. Käyttäjille halutaan tarjota selkeä linkki, josta lomake aukeaa ja täytetään, ja kun lopuksi tiedon lähettää tai tallentaa tulee käyttäjälle kiitos-sivu näkyviin, ei tylsä SharePoint listaus.

Office 365 oleva SharePoint kauppa tai Microsoftin AppSource on hyvä lähde etsiä edullinen ratkaisu olemassa olevaan tarpeeseen. Olen itse käyttänyt tähän mennessä kahta erilaista lomake-editoria asiakkaan tarpeiden mukaan. Vaihtoehtoja kaupasta löytyy, on vain löydettävä se paras niistä joka soveltuu asiakkaan tarpeeseen.

Käyttämäni lomake-editorit

  • Maksuton Forms Builder for SharePoint, jota olen käyttänyt kun halutaan antaa juuri tuollainen yllämainittu nettilomakemainen kokemus käyttäjälle. Office 365 Flow-sovelluksen avulla on helppo tehdä siihen sitten haluttu työnkulku vaikkapa hyväksymisprosessille tai tiedoksi sähköpostilla asiasta vastuussa olevalle henkilölle.

Kuva: Forms Builder for SharePoint’illa tehty lomake

  • Maksullinen Forms Designer by Virto, jota olen käyttänyt silloin kun käytössä oleva SharePoint lista on pitkä ja sinne halutaan täyttää tietoa esimerkiksi kahdesta eri osastosta tai yksiköstä. Lomakkeen välilehtiä käyttäen tiedon täyttävän osaston/yksikön on helppo täyttää vain omat tiedot listaan.

Kuva: Forms Designer by Virtolla tehty lomake

Mikä on Office 365 Forms?

Office 365 työkalupakista löytyy Forms sovellus, joka on suhteellisen tuntematon suurelle osalle Office 365 käyttäjistä. Se ei ole työkalu, jolla voisi tehdä yllä olevia lomakkeita mutta se on erinomainen työkalu tehdä kyselylomakkeita organisaation sisällä. Aina ei tarvita maksullisia webropol-tyyppisiä sovelluksia kun tehdään kyselyjä, vaan Forms on siihen erinomainen työkalu ja sitä on helppo käyttää. Suosittelen tutustumaan.

Yhteenveto

Microsoft AppSource on erinomainen paikka löytää maksuttomia tai maksullisia ratkaisuja esimerkiksi lomakkeiden tekemiseen. Siihen tarvitaan vain vähän aikaa ja tutustumista eri vaihtoehtoihin mikä parhaiten ratkaisee olemassa olevan tarpeen. Sieltä löytyy ratkaisuja moniinkin erilaisiin yrityksen tarpeisiin, ei aina, mutta todella usein.

 

  • 374
  • 0